Case Stadgenoot - Business Process Redesign

Stadgenoot is in juli 2008 ontstaan uit twee Amsterdamse woningbouwverenigingen: de Algemene Woningbouw Vereniging (AWV) en Het Oosten. De nieuwe woningcorporatie heeft als doel wonen en werken mogelijk maken en is daarvoor toegankelijk voor iedereen in en om de hoofdstad; een echte ‘stadgenoot’ dus.

Wat was het vraagstuk?
De sociale woningbouw staat in het teken van schaalvergroting. Fusies tussen woningbouwverenigingen zijn sinds jaren aan de orde van de dag. Om hun slagkracht in de hoofdstad te vergroten, besloten ook AWV en Het Oosten de handen ineen te slaan. De besturen van beide woningbouwverenigingen hadden een duidelijk doel voor ogen: we gaan met dezelfde mensen meer werk doen. Daarvoor moest een goede match ontstaan tussen AWV’ers en medewerkers van Het Oosten. Vandaar dat de nieuwe ‘Stadgenoten’ hun werk in de nabije toekomst gaan verrichten op één locatie: een gedeeltelijk openbare ‘campus’ in twee monumentale panden aan de Sarphatistraat. Maar om twee organisaties met elkaar te verweven is meer nodig. Medewerkers moeten elkaar leren vinden en werken volgens eenduidige afspraken. Martijntje Schellings, destijds Directeur Bedrijfsondersteuning & Advisering, schreef in 2010 een pitch uit om een bureau te vinden dat tientallen cruciale bedrijfsprocessen kon herinrichten en medewerkers daaraan kon committeren. FCTB overtuigde meteen door een aanpak die getuigt van daadkracht en inlevingsvermogen.

Wat was de aanpak?
De bedrijfsprocessen bij Stadgenoot kunnen zeer complex zijn. Om een voorbeeld te noemen: er zijn liefst zeven verschillende afdelingen nodig om een medewerker in dienst te nemen, van P&O en Juridische Zaken tot ICT. Kunnen we deze en zo’n vijftig andere processen niet simpeler en overzichtelijker maken? Met die insteek gingen we gesprekken aan met de procesverantwoordelijken. Samen met hen identificeerden we knelpunten en we bepaalden doelen en uitgangspunten voor de volgende stap: een uitgebreide serie workshops. Hiervoor nodigden we sleutelfiguren van betrokken afdelingen uit om elk proces grondig door te spitten. Wat zijn de rollen en verantwoordelijkheden? Waar liggen de overgangsmomenten? Welke informatie hebben we van elkaar nodig? Waar loopt het werk spaak? Inzicht in het proces vergrootten we met processchema’s aan de wand. Door ze te herschikken bereikten we snel en eenvoudig resultaat. In flowcharts legden we procedures en processen vast. We lieten ze accorderen door het management en deelden de definitieve plannen met de afdelingen voordat we ze voor de hele organisatie ontsloten op intranet.

Wat was het resultaat?
Of ze vroeger nou bij AWV of Het Oosten hebben gewerkt, voor medewerkers van Stadgenoot zijn de heringerichte bedrijfsprocessen duidelijk. Sterker nog: ze staan erachter omdat betrokken medewerkers en afdelingen zelf hebben meegewerkt aan de nieuwe, eenduidige en effectieve werkwijzen. Bijkomend voordeel van de workshops is dat de medewerkers van oud-AWV en oud-Het Oosten door samen te brainstormen dichter tot elkaar zijn gekomen. Vanwege dit succes heeft Stadgenoot besloten om nog eens tientallen processen te stroomlijnen. En dat zorgt voor een nog bredere glimlach bij Interne Controle. Want hoe meer processen eenduidig zijn beschreven, hoe beter de corporate governance.

Klik op testimonial om te lezen hoe Martijntje Schellings de samenwerking met FCTB heeft ervaren.

NB Martijntje Schellings is momenteel werkzaam als CEO bij AKN, de organisatie die ondersteunende diensten verleent aan de omroeporganisaties AVRO, KRO en NCRV.