Case RWE - Business Process Redesign

RWE staat in de Europese top vijf van grootste energiebedrijven. In Nederland is het bedrijf met 450 medewerkers verdeeld over locaties in Hoofddorp, Helmond, Almere en Groningen een relatief kleine speler. De fusie met Essent bracht daar verandering in.

Wat was het vraagstuk?
Organisaties die snel groeien, hebben behoefte aan een solide HR-ondersteuning. Mutaties in de personele bezetting, zoals in- en uitdiensttredingen, moeten nauwkeurig geadministreerd worden voor bijvoorbeeld middellangetermijnplanningen en organogrammen. Een nauwkeurige administratie is dan ook een voorwaarde om andere HR-thema’s te kunnen oppikken. Denk aan performance management en talentmanagement. RWE is zo’n snelgroeiende organisatie die de HR-afdeling graag ten volle benut. Helaas bleek in 2009 de centrale afdeling in Hoofddorp te kampen met knelpunten in de administratieve processen. Daar ging zo veel tijd aan verloren dat de HR-medewerkers onvoldoende aandacht konden schenken aan de toegevoegde-waardediensten. Waar het lek zat? Op uitnodiging van HR-manager Wilbur van Melick zocht FCTB naar de knel- en verbeterpunten.

Wat was de aanpak?
Waar lopen onze administratieve processen spaak? In de ogen van FCTB verdient zo’n brede vraag een brede benadering. Een eenzijdige focus op bijvoorbeeld de salarisadministratie levert niets op als het probleem zit in de processen rondom de mutaties. Maar hoe koppel je een brede scope aan snel resultaat? We kozen voor een quick scan. Om in de volle breedte te kijken naar alle processen binnen de HR-organisatie organiseerden we vijf interviewsessies met medewerkers binnen en buiten de afdeling. Al na twee weken hadden we de knelpunten op papier: een overzichtelijke matrix waarin we per HR-dienst de prioriteiten aanwezen in input, throughput en output. Het lek was daarmee meteen boven. Nu konden we beginnen met de tweede fase. Samen met Van Melick kozen we processen en procesdelen ter verbetering. Opnieuw brachten we medewerkers samen, nu om in werkgroepen nieuwe procedures en richtlijnen te bepalen. Met als bijkomend voordeel dat zij zich betrokken en verantwoordelijk voelen voor de nieuwe werkwijze. De systeemdata werden direct opgeschoond en we voerden een structurele kwaliteitscontrole in.

Wat was het resultaat?
Na drie productieve maanden van analyse en interventies, van het uitwerken van de processen en het uitvoeren van verbeteracties, leverden we samen met de medewerkers van RWE een nieuwe, solide HR-administratie op. Dankzij de betrokkenheid van de werkgroepen realiseerden we verbeterde processen, formulieren en managementrapportages. Bovendien ligt er nu een proceshandboek op tafel waarin we alle nieuwe afspraken over processtappen, rollen en verantwoordelijkheden hebben geborgd. De HR-medewerkers genereren nu snel en efficiënt correcte data en hebben daardoor extra tijd voor toegevoegde-waardediensten. Minder tastbaar maar minstens zo belangrijk is het hernieuwde kwaliteitsbewustzijn op de HR-afdeling en het vertrouwen die medewerkers daarbuiten hebben in de dienstverlening. HR kan met een zelfverzekerd gevoel invulling geven aan haar strategische rol binnen RWE. De organisatie kan met een gerust hart de fusie aangaan met Essent.

Klik op testimonial om te lezen hoe Wilbur van Melick de samenwerking met FCTB heeft ervaren.

NB Na de fusie tussen Essent en RWE is Wilbur van Melick bij Essent aan de slag gegaan als Manager Human Resources. Inmiddels is hij, sinds begin 2011, partner bij De Beukelaer Groep.