Case IKEA - Organization Development

IKEA, de Zweedse keten van woonwarenhuizen, opende in 1979 zijn eerste vestiging in Nederland. Inmiddels zijn er elf Nederlandse stores met in totaal 5.000 medewerkers.

Wat was het vraagstuk?
In de loop der jaren had elke IKEA-store zijn eigen organisatie-opzet ontwikkeld. Stores creëerden ook elk hun eigen functies, waardoor er een aanzienlijk aantal functieprofielen was ontstaan. Op het hoofdkantoor (‘Service Office’) in Amsterdam speelde iets soortgelijks. Daar hadden de medewerkers bijna allemaal hun eigen functieprofiel.

Voor de efficiency en groeiplannen van IKEA was dit geen gunstige situatie. IKEA had behoefte aan een nieuwe, eenduidige organisatiestructuur met standaardfunctieprofielen, een heldere beloningsstructuur en goed uitgewerkte ontwikkelingsmogelijkheden en arbeidsvoorwaarden. HR Manager Liesbeth de Kruijff en People Relations Manager Roald van Tol zochten daarvoor een bureau met ervaring en kennis van organisatieontwikkeling, dat met een frisse blik de situatie kon bekijken. Ze kwamen uit bij FCTB, waarmee ze eerder prettig hadden samengewerkt.

Wat was de aanpak?
Uitgangspunt bij de stores was een platte organisatie met maximaal vier lagen tussen medewerker en storemanager. Met het projectteam voor de herinrichting, waar FCTB deel van uitmaakte, hebben we allereerst gesprekken gevoerd met het managementteam. Vervolgens hebben we een blauwdruk opgesteld van de nieuwe store-organisatie. Op integrale wijze hebben we gekeken naar (groei)strategie, structuur, samenwerking in teams, ontwikkel- en beoordelingssystematiek, rol van medewerkers, stijl van leidinggeven en IKEA-waarden.

Bij het Service Office is een soortgelijk proces in gang gezet. Samen met het projectteam hebben we een nieuwe organisatiestructuur ontwikkeld met bijbehorende functieprofielen en ontwikkelmogelijkheden. Ook hebben we meer uniformiteit gebracht in de beloningsstructuur en arbeidsvoorwaarden.

Wat was het resultaat?
Voor de stores en het Service Office hebben we een heldere organisatiestructuur neergezet en het aantal functieprofielen aanzienlijk teruggebracht. Voor deze standaardprofielen bestaat nu bovendien een heldere beoordelingssystematiek. Daarnaast hebben we voor de stores ondersteunende instrumenten ontwikkeld om de nieuwe structuur te kunnen implementeren, zoals een store-implementatieplan en instrumenten om met de nieuwe beoordelings- en ontwikkelcyclus te werken. We hebben daarbij de hele routing uitgedacht: van de communicatie tot assessments en begeleiding van medewerkers naar nieuw werk. De implementatie in de stores is in 2008 afgerond.

Voor het Service Office hebben we behalve een blauwdruk voor de nieuwe organisatie een veranderplan opgesteld, samen met een communicatie- en implementatieplan, dat IKEA in 2011 heeft ingevoerd. Deze herinrichting heeft inmiddels geleid tot nog een project: de vormgeving en inrichting van een afdeling Business Intelligence. Ook daarvoor heeft IKEA FCTB ingeschakeld.

Klik op testimonial om te lezen hoe Roald van Tol de samenwerking met FCTB heeft ervaren.