Case Essent - HRIS Strategy

Essent levert elektriciteit, gas en warmte aan huishoudens en bedrijven. De organisatie richt zich op productie, handel, verkoop en levering van energie.

Wat was het vraagstuk?
Essent heeft de laatste jaren veel geïnvesteerd in een efficiënte HR-organisatie. Zo is de personeelsadministratie van de hele organisatie samengevoegd in één servicecentrum. Er zijn diverse expert centers opgezet voor een centraal aanbod van opleidingen en management development-trajecten. Idee is dat managers zo veel mogelijk zelf HR-taken gaan uitvoeren. Ze vinden hun weg op intranet of bellen desnoods met het servicecentrum. Komen ze er dan niet uit, dan zijn er de HR-adviseurs. Deze procedure vereist een optimale IT-ondersteuning. Voor zogeheten toegevoegde waarde-diensten, zoals management development, ontbrak die. Er waren initiatieven om deze HR-diensten met IT te ondersteunen, maar die misten samenhang. Directeur HRM Ruud Wilgenkamp zocht daarom een bureau dat voor hem een overkoepelende HR-IT-strategie kon schrijven. Zijn voorkeur ging naar een intermediair die een brug kan slaan tussen de belangen van IT en HR. Wilgenkamp ging te rade bij FCTB.

Wat was de aanpak?
IT’ers en HR’ers spreken lang niet altijd elkaars taal. Hun plannen kunnen zelfs op belangrijke onderdelen verschillen. Vandaar dat we ons werk bij Essent begonnen met een diagnose. We brachten de uiteenlopende belangen in kaart. Hiervoor deden we deskresearch en hielden talloze interviews. Kritische vragen schuwden we daarbij niet. Hoe volwassen is de HR-organisatie? Wat kan IT aan? Vervolgens beschreven we de HR- en IT-strategie, analyseerden het HR-organisatiemodel en maakten op basis daarvan een beschrijving van elk HR-proces en rangschikten deze in een prioriteitsmatrix. Na een inventarisatie van de HR-IT-infrastructuur en de lopende en geplande HR-IT-projecten wisten we waar de verbeterpunten lagen. Daarmee konden we aan de tweede fase beginnen: het opstellen van de HR-IT-strategie. Opnieuw lieten we ons van onze kritische kant zien. We benchmarkten de oplossingen van de IT-organisatie en werkten zo toe naar een kostenefficiënte roadmap: een gedetailleerde projectenplanning voor de periode 2008-2011, inclusief kostenoverzicht, activiteiten en benodigde resources.

Wat was het resultaat?
Dankzij de strategie en de roadmap hebben HR en IT een gedeelde visie over HR-IT waaraan ze de komende jaren gezamenlijk kunnen werken. Dat maakt de weg vrij om onze toegevoegde waarde-diensten op een kostenefficiënte manier met IT te ondersteunen. Minstens zo belangrijk is dat we de dialoog op gang hebben gebracht tussen beide afdelingen. Kosten, service en kwaliteit van HR-IT zijn onderwerp van gesprek geworden. Niet in de laatste plaats doordat we met onze benchmark de IT-service transparant hebben gemaakt.

Klik op testimonial om te lezen hoe Ruud Wilgenkamp de samenwerking met FCTB heeft ervaren.